Depuis l’origine des ERP, la stabilité du fonctionnement et l’amélioration continue ont été une préoccupation constante des responsables. L’entreprise est par nature en perpétuelle évolution, les produits, les flux, l’organisation, les acteurs changent et les modes de fonctionnement et le système d’information doivent s’adapter au fur et à mesure.
L’adaptation s’est souvent avérée difficile, avec des changements par sauts, souvent portés par le constat de la perte d’efficacité de l’ERP. La réponse est fréquemment une décision d’évolution forte de l’ERP, ou même son remplacement.
A l’inverse, certaines entreprises sont capables de faire évoluer en continu leur système d’information pour conserver le niveau de performance.
En matière d’amélioration continue, les principes du Lean utilisés par un nombre croissant d’entreprises pour leurs activités «manufacturing» et «office» s’appliquent totalement aux systèmes d’information.
A cet égard, la fiabilité des données est à la fois un objectif et un indicateur majeur du fonctionnement.
Ainsi dans cette entreprise qui a mis en place un ERP en remplacement de 4 systèmes interfacés, de nombreux dysfonctionnements sont rapidement apparus : exactitude des données aléatoire, délais de gestion non maitrisés d’où un flux d’information désynchronisé du flux physique, une fonction comptabilité finance en bout de chaine qui ne maitrise plus directement ses données, avec au bout du compte la mise en doute du bon fonctionnement de l’ERP et le risque de voir se recréer des circuits parallèles (bureautique, excel, etc.).
Dans l’esprit de la démarche Lean, le projet « qualité des données » engagé a permis de redresser la barre et est devenu le témoin et le garant de l’amélioration continue, pour une utilisation performante de l’ERP :
- Définition de règles claires de cohérence des données
Au-delà des contrôles de base de l’ERP
Sur les données statiques, et sur les données dynamiques
Adaptées au fur et à mesure des évolutions d’organisation, grâce à l’amélioration continue au quotidien
- Définition des responsabilités (direction, service, personne), renforcement de la fonction « key user »
- Lien de cause à effet entre les dysfonctionnements quotidiens et la donnée de base erronée (tableau d’amélioration continue, 5 pourquoi)
- « Ce n’est pas celui qui saisit qui exploite » – Prise conscience du processus et des interactions « amont aval », prise de connaissance des impacts sur l’utilisateur aval, de l’action induite par une décision de paramétrage ou de saisie de donnée.
Les tableaux de bord mis en place sont devenus des indicateurs visuels de la qualité des données. Ils sont le témoin de la bonne adaptation de l’ERP au système de flux de l’entreprise.
Ils permettent de garantir que le système ERP dans lequel l’entreprise a investi beaucoup d’efforts et de ressources est pérenne et ne dérive pas dans le temps.
